Op 16 mei deelt Albert Mulder van Plusvalu zijn kennis en ervaring over Strategisch Samenwerken. Members van Launchlab en andere geïnteresseerden zijn van harte welkom om deze sessie kosteloos bij te wonen. Meld je aan via:

http://plusvalu.nl/event/kennissessie-strategisch-samenwerken-2/

Om je alvast in te lezen over hun visie op Strategisch Samenwerken vind je hier een artikel van PlusValu.

Samen winnen levert meer op dan alleen winnen

Met PlusValu op weg naar vruchtbare strategische samenwerking

De kracht van samenwerking in de bouw is al zeker een decennium gemeengoed. Bekende vormen van krachtenbundeling zijn Ketensamenwerking, Resultaatgericht Samenwerken (RGS), Bouwteams, Ketenregie en Co-Making. Maar nog altijd is er een wereld te winnen, zo stellen Erik van den Boogaard en Albert Mulder. Met hun bureau PlusValu begeleiden de adviseurs diverse ketenpartners naar strategische samenwerkingen die meerwaarde opleveren voor de opdrachtgever en dus succesvol zijn. Hoe? Door al vóór in het proces de verschillende belangen te her- en erkennen, de juiste expert op de juiste plaats te zetten en een contract op te stellen dat drijft op vertrouwen in plaats van wantrouwen. ‘Samen winnen levert meer op dan alleen winnen. Oók voor jezelf.’

Van den Boogaard en Mulder zien het in de praktijk nog te vaak gebeuren. Specialisten vinden elkaar in een samenwerkingsvorm en werken opeenvolgend toe naar oplevering van een bouwproject. Totdat er een kink in de kabel komt. Er wordt een fout gemaakt of verwachtingen komen niet uit. En dan? ‘Dan zie je al snel de wijzende vingers en gaat het ineens over individuele belangen, zoals wie er voor de kosten moet opdraaien’, zegt Van den Boogaard. ‘Verreweg het overgrote deel van de partners heeft echter oprecht goede intenties en doet zijn stinkende best. Dit soort problemen ontstaan als er aan het begin van het proces onvoldoende wordt afgestemd, in een sector die nog te vaak wordt gedomineerd door wantrouwen en contractmodellen die voortkomen uit een penaltycultuur. Fouten zullen altijd gemaakt worden, het is juist zaak om ervan te leren. En wat de uitblijvende verwachtingen betreft: liever feest vieren om twee behaalde doelen, dan huilen om acht doelen die niet behaald zijn. Stap voor stap dus.’

VERNIEUWEND CONTRACTMODEL

Hoogste tijd om het over een andere boeg te gooien. De Netwerkgroep Contracteren KetenSamenWerking, opgericht door Van den Boogaard, greep dit aan als aanleiding om een nieuw contractmodel uit te werken. Onder meer Jack van der Veen, hoogleraar Supply Chain Management aan de Nyenrode Business Universiteit, heeft eraan bijgedragen.

Dit contractmodel KetenSamenWerking is de ontbrekende schakel tussen het doen en het nakomen van de belofte van een goede samenwerking zonder een knecht van de letter te zijn, zo beloven de makers. Het telt 21 onderscheidende pijlers, waaronder het gezamenlijk opstellen van een visiedocument. In het visiedocument staan minimaal de essenties van een gezonde samenwerking, namelijk: de belofte elkaars belangen te respecteren, de overeenkomst in elkaar te investeren, het proces naar vertrouwen en het voorkomen van conflicten.

Het contractmodel is adaptief en dynamisch, zodat iedereen het vanuit zijn eigen expertise kan invullen en actuele ontwikkelingen soepel in te bedden zijn. ‘Wie had tien jaar geleden gedacht dat we nu overgaan op gasloos?’ noemt Van den Boogaard een voorbeeld.

Het doel is dat de samenwerking gezamenlijk wordt opgebouwd. De partners vullen specifieke onderwerpen aan in hun visiedocument of daaropvolgende contractdocumenten. Er is alle ruimte voor kleuring van de gewenste samenwerking en invulling passend bij de eigen specifieke omstandigheden.

WEDERZIJDSE BELOFTES

Van den Boogaard en Mulder hebben vervolgens de succesvolle samenwerking PlusValu opgericht, gebaseerd op dezelfde uitgangspunten als de contractmodellen: belangen, oplossingen, processen en open normen. PlusValu brengt dit alles inmiddels met succes in de praktijk voor woningcorporaties en projectontwikkelaars. ‘Die aan elkaar gerelateerde uitgangspunten, met een onderliggend mechanisme, maken het verschil’, zegt Mulder. ‘Dit gaat niet om even een contract ondertekenen en aan de bak. Het is het voorkomen van een exit-probleem in de keten. Met wederzijdse beloftes, gemaakt aan de voorkant, als basis: ik beloof je dat ik in jou ga investeren, en jij in mij. Gaat er onderweg wat mis, dan hebben we een overeenkomst over het proces hoe we ervan leren en weer in de wedstrijd komen, in plaats van dat we elkaar een draai om de oren geven. We benaderen het positief. Zoals gezegd: verreweg de meeste experts in de keten bedoelen het goed en zijn gepassioneerd.’

‘En in samenwerkingen gaan er nu eenmaal zaken mis’, vervolgt Mulder. ‘Het gaat niet om de fout maken maar om het leereffect en daar de impact van, namelijk: het echte verbeterpotentieel realiseren. Dit is de essentie van strategisch samenwerken. Dit staat haaks op het gangbare paradigma: bij het maken van fouten nieuwe partners of een andere samenwerkingsvorm kiezen in plaats van leren van fouten. Doorzetten als het moeilijk wordt, is niet voor velen weggelegd.’

Hij wijst op de keten waarin PlusValu momenteel veel waarde creëert: die van verduurzaming van bestaande woningen. ‘Een megatransitie waarmee allerlei belangen gemoeid zijn. De politiek wil verduurzamen om people, planet en profit in balans te krijgen. De bewoner wil comfortabel wonen, de architect wil zich onderscheiden met een herkenbaar ontwerp dat bijdraagt aan zijn imago, de bouwer wil een haalbare oplevering met een goed product en winst onderaan de streep. Het onderhoudsbedrijf is vooral uit op continuïteit in de vorm van betaalbaar onderhoud, dankzij juiste keuzes vanaf het begin. Dan is er nog het installatiebedrijf, dat over steeds innovatievere technieken beschikt en daarom eerder in het proces betrokken wil worden. En de bouwplaats verandert, prefabriceren is geen toverwoord meer. Dat moet je als opdrachtgever maar allemaal aan elkaar zien te knopen. Traditioneel hamert die hoofdzakelijk op efficiëntie, wat leidt tot strikte ‘penaltycontracten’. En dan zie je het onderweg dus regelmatig mis gaan.’

(H)ERKEN BELANGEN

Maar het kan dus anders. Van den Boogaard: ‘Om te beginnen: herken en erken de verschillende belangen.
Belangen gaan conflicteren als je ze niet aan de voorkant benoemt en bespreekt. Daarnaast zijn alle hierboven genoemde specialisten eigenwijs. Dat bedoelen we positief. De essentie van samenwerken is ieders kennis en ervaring te benutten. Breng die samen in één overkoepelende en gedragen visie. Aan het begin van het proces en niet als er conflicten ontstaan of bij het maken van een fout. Besteed minder tijd aan het aanwijzen en afbranden van de veroorzaker. Dat mag best benoemd worden, maar een expert voelt dat sowieso wel, geraakt in trots en imago. Eenzijdig afrekenen draagt verder niet bij aan een gezamenlijke oplossing en betere samenwerking in de toekomst. Beschouwen wat er beter moet en wie welke rol en verantwoordelijkheid daarbij heeft wél.’

REGIE VOEREN

Klinkt mooi, maar hoe faciliteert PlusValu dit? Mulder: ‘Wij zijn procesbegeleiders en voeren de regie. Vanaf het begin. We bevragen alle experts op hun belangen, destilleren en toetsen of ze het algemene belang erkennen. Dat laden we vervolgens ook. Wat betekent langdurig samenwerken voor de één en voor de ander? We verbinden, zien verbanden en brengen complexe vraagstukken terug tot de kern. Vanuit een logische, simpele benadering. En we kennen de juiste experts die de gehele keten overzien, net als wijzelf. Het belangrijkste: we verkopen geen methodes, maar kennen de mechanismen naar vertrouwen en succes. Het gaat om betrouwbaarheid, geloofwaardigheid, de klik en belangen.’

‘Het maakt ons enthousiast dat we zien uitkomen wat we elke keer aan het begin van een samenwerking voorspellen’, vervolgt hij. ‘We zien waar het naartoe gaat. Het is een proces naar succes. Daarbij zijn we iedere keer in control, en niet aan het controleren. Zo creëren we veel positieve energie. We rapporteren iedere week aan de opdrachtgever. Dit zijn de resultaten, dit wijkt af van wat we hebben beloofd. Wie is de veroorzaker? Wat is de impact? Hoe hebben we erop geanticipeerd en bijgestuurd? En hoe vind je dat we ermee zijn omgegaan? Klopt dit volgens jou allemaal? Het is allemaal heel transparant. Zo kunnen we nooit uit de pas lopen met een opdrachtgever die goede intenties heeft.’

CONCRETE ZACHTE KANT

Niet eerder is de zachte kant van samenwerking zo concreet gemaakt, meent het PlusValu-tandem. Hun credo: ‘Zacht is harder dan hard’. ‘Dat heeft niet alleen met vertrouwen, een goed gevoel en een klik te maken. Het is meer dan dat. Hoe ga je met een afwijking in het proces om? En voor wie is de opbrengst uit slimmer, beter, sneller doen? Durf je daar ook het belang in te delen? Wij zijn ervan overtuigd: meer faalkosten reduceren en meer waarde behalen doe je met gebundelde krachten – óók die van PlusValu.’

Samenwerken doe je door te delen. Onpartijdige begeleiding daarbij is essentieel. Dat treft: daar ligt de kracht van PlusValu. Wat dat inmiddels heeft opgeleverd? Een greep uit de bereikte resultaten:

• *  Klanttevredenheid huurders Woningcorporatie: Woningverbetering: van 7,3 naar 8,1 binnen een jaar
• *  Mutatieonderhoud Vastgoed: transitie van jaarlijks 10% overschrijding jaarbudget naar -25% in 1 jaar
• *  Woningonderhoud Aannemer: omzetgroei van 2 naar 8 miljoen, rendement van -5% naar +15% in 4 jaar 
• *  Opleverpunten Woningverbetering: reductie van gemiddeld 4 naar maximaal 1 per woning
• *  12% kostenreductie Projectmatig Onderhoud, herbesteed aan verduurzamen van de woningen
• *  Reductie afdeling Vastgoed Woningcorporatie van 39 naar 21 fte in 6 jaar bij vergelijkbare omzet € 77 mio
• *  23 trajecten partner- en leverancierselectie met gemiddeld 16-28% kostenreductie
• *  19 trainingen selectie en strategisch samenwerken met klanttevredenheid 8,3